Étapes de votre voyage scolaire à l’étranger

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Étapes de votre voyage scolaire à l’étranger

Définissez votre voyage :

– Déterminez le lieu, les dates et la durée de votre voyage scolaire ainsi que l’effectif d’élèves escompté et faites-nous parvenir une demande de devis au 0442210768 ou par écrit (eci@eci.asso.fr ou en ligne). Vous indiquerez les éventuelles modifications ou aménagements souhaités par rapport au programme type proposé dans la brochure. (télécharger la demande de devis, version papier).

– Notre proposition détaillée vous intéresse : nous vous conseillons de prendre une option au plus vite auprès de nos services avec des dates précises. Cette option sera valable 15 jours.

– Sensibiliser vos élèves : Vous diffusez l’information auprès des élèves et de leurs parents à l’aide de circulaires reprenant les informations principales sur votre projet de voyage scolaire et vous gérez les retours d’inscriptions (à l’aide de coupons-réponses par exemple).

– Un suivi à chaque étape : pour vous aider à préparer votre voyage, notre responsable projet vous conseillera judicieusement et vous aidera à rédiger la circulaire d’information à distribuer à vos élèves et leurs parents.

– Le chef d’établissement (pouvoir adjudicateur) : autorise le voyage après avis du conseil d’administration et démarches administratives réglementaires. Il assure également le suivi administratif avec le gestionnaire.

– Le conseil d’Administration : se prononce sur le plan de financement du voyage qui a préalablement été inscrit dans le projet d’établissement.

– Le gestionnaire et/ou l’agent comptable : dispose du budget prévisionnel après validation en Conseil d’Administration. S’assure de la liste des participants, engage les dépenses et émet les titres de recettes.

– Les collègues : un séjour scolaire est généralement un travail d’équipe autour du professeur organisateur. Les collègues seront d’autant plus impliqués qu’ils auront été informés de tous les détails du projet.

– Les parents : sont informés du projet par les moyens usuels de communication de l’établissement : circulaires, réunion d’information. Le coût, les dates, les modes de transport et d’hébergement, les documents administratifs y sont présentés. Les parents seront ensuite informés des démarches administratives et des papiers d’identité nécessaires à la participation au séjour.

Les différentes étapes