Définissez votre voyage :

– Déterminez le lieu, les dates et la durée de votre voyage scolaire ainsi que l’effectif d’élèves escompté et faites-nous parvenir une demande de devis au 0442210768 ou par écrit (eci@eci.asso.fr ou en ligne). Vous indiquerez les éventuelles modifications ou aménagements souhaités par rapport au programme type proposé dans la brochure. (télécharger la demande de devis, version papier).

– Notre proposition détaillée vous intéresse : nous vous conseillons de prendre une option au plus vite auprès de nos services avec des dates précises. Cette option sera valable 15 jours.

– Sensibiliser vos élèves : Vous diffusez l’information auprès des élèves et de leurs parents à l’aide de circulaires reprenant les informations principales sur votre projet de voyage scolaire et vous gérez les retours d’inscriptions (à l’aide de coupons-réponses par exemple).

– Un suivi à chaque étape : pour vous aider à préparer votre voyage, notre responsable projet vous conseillera judicieusement et vous aidera à rédiger la circulaire d’information à distribuer à vos élèves et leurs parents.

– votre projet est validé par le CA et/ ou le chef d’établissement et vous avez vos élèves : vous nous confirmez votre réservation à l’aide de la Fiche d’inscription voyages scolaires signée et tamponnée par le chef d’Etablissement

– nous vous envoyons alors :

• un contrat de voyage + une facture de demande d’acompte à remettre à votre gestionnaire
• un dossier technique de préparation au voyage à compléter par vos soins

– vous retournez le contrat signé et le dossier technique comprenant la liste des élèves et des accompagnateurs, les allergies, régimes alimentaires la liste des participants ayant souscrit à l’assurance annulation et/ou l’assurance médicale rapatriement.

– le versement du solde devra s’effectuer 30 jours avant le départ

– 10 jours avant le départ, vous recevez votre dossier de voyage comprenant le déroulement de chaque journée du séjour, les confirmations des visites et transports (vouchers, billets eurotunnel, ferry, TGV, cartes d’embarquement). La liste des familles d’accueil vous parviendra quelques jours avant le départ.

– Le chef d’établissement (pouvoir adjudicateur) : autorise le voyage après avis du conseil d’administration et démarches administratives réglementaires. Il assure également le suivi administratif avec le gestionnaire.

– Le conseil d’Administration : se prononce sur le plan de financement du voyage qui a préalablement été inscrit dans le projet d’établissement.

– Le gestionnaire et/ou l’agent comptable : dispose du budget prévisionnel après validation en Conseil d’Administration. S’assure de la liste des participants, engage les dépenses et émet les titres de recettes.

– Les collègues : un séjour scolaire est généralement un travail d’équipe autour du professeur organisateur. Les collègues seront d’autant plus impliqués qu’ils auront été informés de tous les détails du projet.

– Les parents : sont informés du projet par les moyens usuels de communication de l’établissement : circulaires, réunion d’information. Le coût, les dates, les modes de transport et d’hébergement, les documents administratifs y sont présentés. Les parents seront ensuite informés des démarches administratives et des papiers d’identité nécessaires à la participation au séjour.