CONDITIONS PARTICULIÈRES - VOYAGES SCOLAIRES

1- ADHÉSION A L'ASSOCIATION

La participation à un séjour ECI implique obligatoirement l'adhésion à l'association. Le droit d'adhésion est perçu individuellement pour la durée de l'année scolaire et s'élève à 80 € par groupe. Cette cotisation réduite est incluse dans les forfaits et ne peut en aucun cas faire l'objet d'un remboursement.

2- INSCRIPTION

Après demande d'autorisation auprès du chef d'établissement, nous retourner la fiche d'inscription avec un acompte de 30% du montant estimé (chèque ou mandat à l'ordre d'ECI).

3- RÈGLEMENT DES FRAIS

A réception de la fiche d’inscription, l'ECI adresse une facture / attestation au professeur accompagnateur.

Celui-ci est responsable du solde du séjour à effectuer au plus tard 4 semaines avant le départ, sous forme de chèque global libellé à l'ordre d'ECI. A défaut, l'ECI pourra annuler le séjour prévu et aucun remboursement ne pourra être effectué.

Les frais sont calculés sur la base du taux de change en août 2018 : 1€ = 0,87 £ et 1€ = 1.15 $.

Les tarifs proposés sont fermes pour des séjours réalisés avant le 1er septembre 2019 sous réserve que les fluctuations de taux de change et des coûts de transport ne dépassent pas 3% conformément à l’Arrêté n° 83-42 / A.

Le détail de la tarification séjour/voyage peut être communiqué sur demande ; la T.V.A. d’un montant de 20,6 % sur les frais de séjour est déjà incluse dans les forfaits. Toute modification de l'effectif d'un groupe intervenant moins de 30 jours avant le départ donnera lieu à une révision du devis initial.

Les forfaits “visites” indiqués dans cette brochure ont été calculés sur la base des tarifs des sites, entrées, musées, monuments, communiqués par les différents prestataires au moment de l’édition, soit août 2018. Ils peuvent être sujets à modifications au cours de l’année.

Pour les taxes d’aéroport qui peuvent différer selon les compagnies et les destinations, celles-ci ne sont pas incluses dans les forfaits. Elles sont communiquées à titre indicatif et peuvent évoluer. Le participant qui s’inscrit en accepte les répercussions et ce, jusqu’au moment de l’édition du billet, soit quelques jours avant le départ.

4 - ANNULATION

Avant le séjour : tout désistement ou annulation de séjour, quelle qu'en soit la cause, entraîne, pour couvrir les frais engagés, la retenue d'une partie des frais de séjour, voyage compris, de :

-A plus de 4 semaines du départ : 30% de retenue.
-À l’exception des voyages en avion pour lesquels le montant total du billet sera retenu en plus des pénalités habituelles sur les frais de séjour.
-Entre 30 jours et 15 jours avant le départ : 60% de retenue
-Entre 15 jours et 7 jours avant le départ : 80% de retenue
-A moins de 7 jours du départ : aucun remboursement ne sera possible.

Pendant le séjour : tout retour prématuré (pour convenances personnelles ou renvoi) entraîne pour le participant ou ses parents les frais de déplacement, de justice, d'assistance juridique et les frais supplémentaires du voyage de retour.

-Assurance Annulation Individuelle : En souscrivant à l'Assurance Annulation, le participant est couvert pour les cas de force majeure: maladie grave, accident grave de l’intéressé ou de ses ascendants, décès d’un proche, également convocation à un examen.
A souscrire à l'inscription.
Assurance individuelle : 9€ par élève ou 7€ si l'intégralité du groupe y souscrit.

-Garantie annulation collective : En cas d’annulation de voyage suite à une interdiction émanant des autorités administratives (Préfecture, Rectorat, Ministère) pour raison majeure (risque d’attentat, menace terroriste).
Montant de la garantie : 13 € par personne (élèves + professeurs) à souscrire à l’inscription par la totalité des participants. Clauses détaillées sur demande.

Conditions particulières de la garantie Annulation Collective :
Voyage tout CAR ou TGV+ CAR ou EUROSTAR :
Remboursement des sommes versées déduction faite d’une franchise de 50 € par personne.
Voyage AVION : Remboursement des sommes versées déduction faite d’une franchise de 50 €/pers et du montant du billet d’avion (non remboursable).

En cas d’annulation, ce montant (13€) reste acquis à l’Association ECI.

A noter : La Garantie Annulation collective ne remplace pas l’assurance annulation individuelle à 9€ (7€ si tous les participants y souscrivent).
 

5- ASSURANCES

Chaque participant ainsi que chaque accompagnateur bénéficie de l’assurance responsabilité civile. En cas de maladie, la famille hôtesse, les professeurs responsables ou les organisateurs locaux, en accord avec le participant ou ses parents, veillent à ce qu'une surveillance soit exercée. Les frais engagés par le participant doivent faire l'objet de pièces justificatives pour un remboursement par la sécurité sociale ou les mutuelles ou assurances personnelles.

Pour la Grande Bretagne, si les soins sont effectués par le "National Health Service", la prise en charge est intégrale. Pour l'Allemagne, l'Espagne et l'Irlande, les participants devront être munis de la carte CEAM (à retirer auprès de la Caisse d'Assurance Maladie).
Assistance médicale et rapatriement : ECI propose en option à tous les participants et pour un forfait de 9 € par élève une Assistance médicale et Rapatriement. Elle couvre tous les frais engagés en cas de maladie, accident, hospitalisation et rapatriement.

6- FORMALITÉS

Tous les ressortissants français doivent être en possession de leur passeport nominatif en cours de validité ou de leur Carte Nationale d'Identité (délai d'obtention : 3 mois à la Mairie). À noter que l’autorisation de sortie du territoire pour les mineurs est à nouveau obligatoire depuis janvier 2017. Les ressortissants des pays étrangers doivent se renseigner auprès du consulat du pays d'accueil pour se faire délivrer les papiers nécessaires. Tout participant ne possédant pas les pièces requises se verrait automatiquement refoulé à la frontière par les autorités d'immigration. Pour les voyages en car, attention aux pays traversés : Suisse, Autriche, Allemagne...
L'Assurance Annulation ne couvre pas l'absence des papiers d'identité au moment du départ.

7- RÈGLEMENT

ECI intervient toujours pour limiter au maximum les conséquences de tous ordres entraînées par des retards ou incidents imprévisibles. En cas de grèves, embouteillages, émeutes, attentats, intempéries, les frais occasionnés sont à la charge des participants. Les absences au départ restent à la charge des participants. D’autre part si des prestations n’ont pu être fournies suite à des évènements, aucune somme ne sera remboursée.
Tout participant dont le comportement laisse à désirer fait l'objet d'une notification à la famille, de renvoi en cas d'indiscipline grave après avertissement.
Également, l'organisation se réserve le droit de renvoi en cas d'inadaptation, les frais de rapatriement sont, dans ces deux cas, à la charge de la famille.

8- AFFECTATION

Sauf empêchement majeur, la liste des familles hôtesses est communiquée au professeur organisateur dans la semaine qui précède le départ sous réserve que soit parvenu le solde du séjour. Dans tous les cas, ECI s'engage à communiquer au professeur organisateur les coordonnées de l'organisateur local au moins 10 jours avant le départ.

9 - REMARQUES

Toute réclamation doit être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception dans un délai de 2 mois après le retour du voyage. Passé ce délai, aucune demande ne pourra être prise en compte. Le fait de s'inscrire à l'un de nos séjours implique l'adhésion complète à ces conditions générales de participation.

10- RÉFÉRENCES DES ASSURANCES ET GARANTIES FINANCIÈRES

Garantie de Responsabilité Civile professionnelle souscrite auprès de la compagnie d’assurances GENERALI, police n°14217259 pour un montant de 2 300 000 €/an, 5 rue de Londres, 75456 Paris Cedex 9.
Garantie financière assurée par GROUPAMA - contrat 4000714542.
 

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