• Déterminez le lieu, les dates et la durée de votre voyage scolaire ainsi que l’effectif d’élèves escompté et faites-nous parvenir une demande de devis au 04 42 21 07 68 ou par écrit (E-mail ou en ligne). Vous indiquerez les éventuelles modifications ou aménagements souhaités par rapport au programme type proposé dans la brochure. (télécharger la demande de devis, version papier).
  • Sensibiliser vos élèves : Vous diffusez l’information auprès des élèves et de leurs parents à l’aide de circulaires reprenant les informations principales sur votre projet de voyage scolaire et vous gérez les retours d’inscriptions (à l’aide de coupons-réponses par exemple).
  • Un suivi à chaque étape : pour vous aider à préparer votre voyage, notre responsable projet vous conseillera judicieusement et vous aidera à rédiger la circulaire d'information à distribuer à vos élèves et leurs parents.

LES INTERVENANTS DANS L'ORGANISATION D'UN VOYAGE SCOLAIRE

- Le chef d’établissement (pouvoir adjudicateur) : autorise le voyage après avis du conseil d’administration et démarches administratives réglementaires. Il assure également le suivi administratif avec le gestionnaire.

- Le conseil d’Administration : se prononce sur le plan de financement du voyage qui a préalablement été inscrit dans le projet d’établissement.

- Le gestionnaire et/ou l’agent comptable : dispose du budget prévisionnel après validation en Conseil d’Administration. S’assure de la liste des participants, engage les dépenses et émet les titres de recettes.

- Les collègues : un séjour scolaire est généralement un travail d’équipe autour du professeur organisateur. Les collègues seront d’autant plus efficaces qu’ils auront été informés de tous les détails du projet.

- Les parents : sont informés du projet par les moyens usuels de communication de l’établissement : circulaires, réunion d’information. Le coût, les dates, les modes de transport et d’hébergement, les documents administratifs y sont présentés. Les parents seront ensuite informés des démarches administratives et des papiers d’identité nécessaires à la participation au séjour.

Votre projet a été voté au CA (Conseil d’Administration) ou validé par votre chef d’établissement.

Vous nous confirmez votre réservation à l’aide de la fiche d’Inscription voyages scolaires 2016/2017 accompagnée du cachet de votre établissement.

Nous vous envoyons alors :

-Un contrat de voyage décrivant nos prestations.
-Une facture pro-forma de demande d’acompte (30% du total du voyage) à remettre à votre gestionnaire.
-Un Dossier Technique de préparation au voyage à compléter par vos soins. ECI vous réserve alors les visites indiquées dans votre programme.

Vous nous retournez le Contrat de Voyage et le Dossier Technique

Comprenant notamment la liste nominative des élèves (et leurs adresses), les éventuelles souscriptions aux assurances annulation et médicale, les noms des accompagnateurs, allergies, régimes alimentaires particuliers, etc…

NOS TARIFS COMPRENNENT

- Le voyage au départ de votre établissement scolaire, de la gare ou de l'aéroport le plus proche (sauf indication contraire dans le devis).
​- L'hébergement et les repas du chauffeur
- Les traversées maritimes pour la Grande-Bretagne et l'Irlande
- L'hébergement et les repas pendant toute la durée du séjour (panier repas froid le midi les jours d'excursions)
- La réservation des visites
- Les frais de parking pour le car ainsi que les taxes d’entrée dans certaines villes
- L'assurance en responsabilité civile.

NOS TARIFS NE COMPRENNENT PAS

- Les repas des voyages A/R
- L'entrée des sites et musées
- Les transports locaux
- Les assurances optionnelles : l'Assistance Médicale et Rapatriement, l'Assurance Annulation Individuelle, la Garantie Annulation Collective.

Une dizaine de jours avant le départ, vous recevez votre dossier de voyage comprenant :

- Les confirmations des visites et titres de transports (Eurotunnel - ferry - TGV - avion…)
- Le programme détaillé sur le voyage et le séjour
- La liste des familles d’accueil ou le “voucher” pour l’hôtel
- Les dernières instructions à remettre aux élèves
- Les étiquettes bagages (sauf voyage en car)

Le versement du solde du séjour devra s’effectuer au plus tard un mois avant le départ.

INFORMATIONS PARTICULIÈRES

Programme d'activités

Chaque destination proposée dans la brochure comporte un programme de visites donné à titre d'exemple. Ces programmes d’excursions sont parfaitement modulables en fonction de vos propres desiderata et de vos projets éducatifs spécifiques. Toutes les visites sont réservées par ECI dès réception de votre dossier technique et conformément au devis accepté.
A noter : 
-Une fois les réservations effectuées par ECI, il ne sera plus possible de les modifier.
-Certaines visites doivent être réglées au moment de la réservation. Elles ne pourront être réservées qu’à réception d’un accompte.

Hébergement et repas

Le séjour est assuré en pension complète à l’hôtel ou dans des familles hôtesses à raison de 2, 3 ou 4 élèves par famille, regroupés selon leurs affinités.
Toutes nos familles sont sélectionnées par nos organisatrices locales : les élèves y prennent leurs repas et y passent leurs soirées.
Sauf exception, le premier repas est assuré le premier soir de l'arrivée à l’hôtel ou dans les familles d'accueil et le dernier est un panier repas préparé par l’hôtel ou par les familles et emporté le jour du départ pour le déjeuner.

La restauration en route n’est jamais incluse.
Les repas en cours de route demeurent à la charge des participants.
A la demande, ECI peut réserver des repas en cours de route : compter à partir de 4 € pour un petit-déjeuner et 8 € pour un repas en France.

L'accueil des familles

Les familles hôtesses accueillent les élèves le premier soir et leur indiquent le chemin pour rejoindre le point de rencontre (distant de 10 à 15 min à pied).
Les jours suivants, ils s’y rendront seuls. Dans certains centres, il existe plusieurs lieux de ramassage (varie en fonction de la taille de la localité) afin de réduire le temps de marche des élèves.

Supplément selon l'âge des élèves

En Grande-Bretagne et en Irlande un supplément pour le forfait ”visites” est à prévoir pour les lycéens de plus de 15 ans.
Tous nos tarifs sont établis pour des élèves de moins de 18 ans. Selon les destinations, un supplément sera appliqué pour les 18 ans et plus (5 € par jour).