• Déterminez le lieu, les dates et la durée de votre voyage scolaire ainsi que l’effectif d’élèves escompté et faites-nous parvenir une demande de devis au 04 42 21 07 68 ou par écrit (E-mail ou en ligne). Vous indiquerez les éventuelles modifications ou aménagements souhaités par rapport au programme type proposé dans la brochure. (télécharger la demande de devis, version papier).
  • Notre proposition détaillée vous intéresse : nous vous conseillons de prendre une option au plus vite auprès de nos services avec des dates précises. Cette option sera valable 15 jours.
  • Sensibiliser vos élèves : Vous diffusez l’information auprès des élèves et de leurs parents à l’aide de circulaires reprenant les informations principales sur votre projet de voyage scolaire et vous gérez les retours d’inscriptions (à l’aide de coupons-réponses par exemple).
  • Un suivi à chaque étape : pour vous aider à préparer votre voyage, notre responsable projet vous conseillera judicieusement et vous aidera à rédiger la circulaire d'information à distribuer à vos élèves et leurs parents.

LES INTERVENANTS DANS L'ORGANISATION D'UN VOYAGE SCOLAIRE

- Le chef d’établissement (pouvoir adjudicateur) : autorise le voyage après avis du conseil d’administration et démarches administratives réglementaires. Il assure également le suivi administratif avec le gestionnaire.

- Le conseil d’Administration : se prononce sur le plan de financement du voyage qui a préalablement été inscrit dans le projet d’établissement.

- Le gestionnaire et/ou l’agent comptable : dispose du budget prévisionnel après validation en Conseil d’Administration. S’assure de la liste des participants, engage les dépenses et émet les titres de recettes.

- Les collègues : un séjour scolaire est généralement un travail d’équipe autour du professeur organisateur. Les collègues seront d’autant plus impliqués qu’ils auront été informés de tous les détails du projet.

- Les parents : sont informés du projet par les moyens usuels de communication de l’établissement : circulaires, réunion d’information. Le coût, les dates, les modes de transport et d’hébergement, les documents administratifs y sont présentés. Les parents seront ensuite informés des démarches administratives et des papiers d’identité nécessaires à la participation au séjour.

Votre projet a été voté au CA (Conseil d’Administration) ou validé par votre chef d’établissement.

Vous nous confirmez votre réservation à l’aide de la fiche d’Inscription voyages scolaires 2017-2018 accompagnée du cachet de votre établissement.

Nous vous envoyons alors :

-Un contrat de voyage décrivant nos prestations.
-Une facture pro-forma de demande d’acompte (30% du total du voyage) à remettre à votre gestionnaire.
-Un Dossier Technique de préparation au voyage à compléter par vos soins. ECI vous réserve alors les visites indiquées dans votre programme.

Vous nous retournez le Contrat de Voyage et le Dossier Technique

Comprenant notamment la liste nominative des élèves (et leurs adresses), les éventuelles souscriptions aux assurances annulation et médicale, les noms des accompagnateurs, allergies, régimes alimentaires particuliers, etc…

NOS TARIFS COMPRENNENT

- Le voyage au départ de votre établissement scolaire, de la gare ou de l'aéroport le plus proche (sauf indication contraire dans le devis).
​- L'hébergement et les repas du/des chauffeur(s).
- Les traversées Ferry et/ou Eurotunnel pour la Grande-Bretagne.
- L'hébergement et les repas pendant toute la durée du séjour (panier repas froid le midi les jours d'excursions).
- La réservation des visites.
- Les frais de parking pour le car ainsi que les taxes d’entrée dans certaines villes.
- L'assurance en responsabilité civile.

NOS TARIFS NE COMPRENNENT PAS

- Les repas des voyages A/R.
- L'entrée des sites et musées.
- Les transports locaux (sauf indication contraire sur votre devis).
- Les assurances optionnelles : l'Assistance Médicale et Rapatriement, l'Assurance Annulation Individuelle, la Garantie Annulation Collective.

Quelques jours avant le départ, vous recevez votre dossier de voyage comprenant :

- Les confirmations des visites et titres de transports (Eurotunnel - ferry - TGV - avion…)
- Le programme détaillé sur le voyage et le séjour
- La liste des familles d’accueil ou le “voucher” pour l’hôtel
- Les dernières instructions à remettre aux élèves et aux parents
- Les étiquettes bagages (sauf voyage en car)

Le versement du solde du séjour devra s’effectuer au plus tard un mois avant le départ.

HÉBERGEMENT - INFOS PRATIQUES - REMARQUES

LES FAMILLES D'ACCUEIL
L’hébergement dans des familles permet à vos élèves de tester leurs connaissances linguistiques sans toutefois prétendre à de réels progrès compte tenu du nombre de nuits passées sur place (généralement 4 ou 5 nuits). L’objectif n’est donc pas de progresser de manière significative en langue mais de découvrir un nouveau mode de vie et une culture différente. Si vos élèves sont à la recherche de réels progrès linguistiques, il faut les orienter sur nos séjours d’été, de 2 ou 3 semaines. Toutes les familles sont sélectionnées par nos organisatrices locales qui vivent sur place tout au long de l’année et connaissent donc chacune d’entres elles. Ces familles sont rémunérées et la plupart d’entres elles reçoivent des élèves étrangers tout au long de l’année. Cette activité constitue donc un complément de revenu.
Les familles reflètent l’image sociale de leur pays. Elles sont d’origine diverses et peuvent être mono parentales, avec ou sans enfants, en couple, retraitées, etc…
Les coordonnées des familles d’accueil vous seront communiquées environ 1 semaine avant le départ.

À noter qu’une adaptation réussie demande de la part des jeunes une acceptation des us et coutumes locales. En cas de problème dans la famille, merci d’en informer la correspondante locale qui procèdera, si nécessaire, à un changement aussi rapide que possible

Hébergement et repas

Tous nos séjours (sauf indication contraire sur la page concernée) sont assurés en pension complète : petit-déjeuner, panier-repas froid « Packed lunch » et dîner.

À noter que selon les destinations, l’hébergement peut être assuré à l’hôtel, en auberge de jeunesse ou - dans la plupart des cas - en familles d’accueil, à raison de 2, 3 ou 4 élèves par famille regroupés par affinités.
Sauf exception, le premier repas est assuré le premier soir de l’arrivée à l’hôtel ou dans la famille d’accueil et le dernier est un panier-repas préparé par l’hôtel ou la famille et emporté le jour du départ pour le déjeuner.
La restauration en route n’est jamais incluse.
Les repas en cours de route demeurent à la charge des participants.
A la demande, ECI peut réserver des repas en cours de route : compter à partir de 4 € pour un petit-déjeuner et 8 € pour un repas en France.

Supplément selon l'âge des élèves
En Grande-Bretagne et en Irlande un supplément pour le forfait ”visites” est à prévoir pour les lycéens de plus de 15 ans.
Tous nos tarifs sont établis pour des élèves de moins de 18 ans. Selon les destinations, un supplément sera appliqué pour les 18 ans et plus (5 € par jour).

PROGRAMME D'ACTIVITÉS

Chaque destination proposée dans la brochure comporte un programme de visites donné à titre d'exemple. Ces programmes d’excursions sont parfaitement modulables en fonction de vos propres desiderata et de vos projets éducatifs spécifiques. Toutes les visites sont réservées par ECI dès réception de votre dossier technique et conformément au devis accepté.
A noter : 
-Une fois les réservations effectuées par ECI, et prépayées si possible quand cela est possible, il ne sera plus possible de les modifier.
-Certaines visites doivent être réglées au moment de la réservation. Elles ne pourront être réservées qu’à réception d’un accompte.

LE RAMASSAGE

Points de rencontre du matin et du soir : le premier soir de l’arrivée, les familles viennent récupérer leurs jeunes respectifs en un point de rencontre unique. Les autres jours, selon la situation géographique des lieux d’hébergement, il existe un ou plusieurs points de rencontre. Ces points, simple d’accès, sont fixés par nos responsables locaux, en collaboration avec les familles hôtesses. Celles-ci habitent généralement aux alentours du point de rencontre utilisé par le groupe. Si celui-ci se situe à moins de 10 à 15 minutes à pied de la famille, la famille hôtesse pourra laisser les jeunes se rendre à pied au point de rendez-vous. Dans les cas où ce point de rencontre se situe à plus de 15 mn à pied, la famille accompagnera les jeunes.
À noter que si vous avez de très jeunes élèves et souhaitez une dépose et prise en charge de tous les élèves, au quotidien, il faut nous en faire part au moment du devis afin que nous en informions nos partenaires locaux, car tous ne proposent pas cette option (avec supplément dans certains cas).

PAPIERS D’IDENTITÉ
• EUROPE : Soit la carte nationale d’identité, soit un passeport nominatif en cours de validité (assortis d’une autorisation de sortie du territoire - AST - obligatoire depuis janvier 2017). Également carte Européenne d’assurance maladie : CEAM. Attention aux délais d’obtention de ces documents !
• ÉTATS-UNIS : Passeport individuel biométrique ou électronique + autorisation ESTA, assortis d’une autorisation de sortie du territoire.
À noter : Pour les participants de nationalité étrangère, se renseigner auprès du consulat ou de l’Ambas sade du pays dans lequel ils vont séjourner pour les formalités de douane.