1| Déterminez le lieu, les dates et la durée de votre voyage scolaire ainsi que l’effectif d’élèves escompté et faites-nous parvenir une demande de devis par écrit (fax, e.mail ou en ligne). Vous indiquerez les éventuelles modifications ou aménagements souhaités par rapport au programme type proposé dans la brochure.

2 | Notre proposition détaillée et chiffrée vous intéresse : nous vous conseillons de prendre une option au plus vite auprès de nos services avec des dates précises. Cette option sera valable 15 jours.

3 | Sensibilisation des élèves : vous diffusez l’information auprès des élèves et de leurs parents à l’aide de circulaires reprenant les informations principales sur votre projet de voyage scolaire et vous gérez les retours d’inscriptions (à l’aide de coupons-réponses par exemple).

4  | Votre projet a été voté au CA (Conseil d’Administration) ou validé par votre chef d’établissement. Vous nous confirmez votre réservation à l’aide de la  Fiche d’Inscription voyages scolaires 2011/2012 accompagnée du cachet de votre établissement.

5 | Nous vous envoyons alors :

• Un contrat de voyage décrivant nos prestations. 
• Une facture pro-forma de demande d’acompte (30% du total du voyage) à remettre à votre gestionnaire.
• Un Dossier Technique de préparation au voyage à compléter par vos soins. ECI vous réserve alors les visites indiquées dans votre programme.

6  | Vous nous retournez le Contrat de Voyage et le Dossier Technique comprenant notamment la liste nominative des élèves (et leurs adresses), les éventuelles souscriptions aux assurances annulation et médicale, les noms des accompagnateurs, allergies, régimes alimentaires particuliers, etc…

7  | Le versement du solde du séjour devra s’effectuer au plus tard un mois avant le départ. Une dizaine de jours avant le départ, vous recevez votre dossier de voyage comprenant : le déroulement de chaque journée du séjour, les  confirmations  des  visites et transports (billets Eurotunnel - ferry - TGV…), le nom et l’adresse de votre hôtel ou la liste des familles d’accueil dès transmission de la part de notre responsable du centre.

Un suivi à chaque étape !

Pour vous aider à préparer votre voyage, notre responsable projet vous conseillera judicieusement et vous aidera à rédiger la circulaire d'information à distribuer à vos élèves et leurs parents.