Conditions particulières de vente

L’inscription à un séjour ECI implique l’acceptation des modalités décrites dans les pages générales (P.3, à 7, P50 et 51) et des CPV. La brochure fait partie intégrante du contrat du séjour (dossier d’inscription) qui ne sera validé qu’à l’émission de l’accusé de réception de votre inscription.

1 - ADHÉSION

Retourner au plus tôt la fiche d’inscription à l’ECI en réglant le montant de l’adhésion à l’association valable pour l’année civile et l’assurance Responsabilité civile et accident soit 70 €, ainsi qu’un acompte de 240 € pour les séjours en Europe et 440 € pour les séjours aux Etats-Unis, Australie, Canada, à valoir sur les frais de séjour.

Soit au total 3010 € ou 510 € (chèque bancaire ou postal à l’ordre de ECI. Paiement par carte bancaire ou chèques vacances acceptés).

2 - RÈGLEMENT DES FRAIS

Le solde des frais de séjour et de voyage doit être réglé au plus tard 6 semaines avant le départ pour les séjours d'été, et 3 semaines pour les vacances de Printemps. A défaut, l’inscription pourra être annulée et aucun remboursement ne pourra être effectué.

Les frais de séjour comprennent :

• Pour tous les séjours : la pension complète en famille (sauf indication contraire), le minimum de blanchissage, l’assurance responsabilité civile et accidents, l’assistance d’un accompagnateur pour les groupes de plus de 10 participants.

• Pour les séjours linguistiques, en plus : les cours, les excursions, les activités sportives et culturelles, la présence et l’aide d’un accompagnateur français ainsi que les transferts. Le programme des activités et descriptifs des excursions est non contractuel et pourra être modifié en fonction du temps et autres aléas. Dans tous les cas une sortie ou activité similaire sera proposée.

Les tarifs de transport inclus dans nos forfaits sont basés sur les tarifs jeunes ou groupes. Nous garantissons ces tarifs jusqu’à 30 jours avant le départ. Pour des inscriptions effectuées à moins de 30 jours du départ, un supplément tarifaire pourra être appliqué en fonction des disponibilités des compagnies aériennes, ferroviaires, maritimes.

A noter : Les déplacements famille/école ou lieu de rendez-vous demeurent à la charge des participants (sauf indication contraire). Compter en moyenne de 20 à 40€ par semaine pour l’achat d’une carte de bus. Les jeunes ne sont pas accompagnés durant leurs trajets dans les transports locaux.

Note : les frais sont calculés sous réserve de fluctuations importantes de change ou d’augmentation sensible de frais de transport, prix des carburants, réglementations, taxes et conditions économiques en vigueur pouvant intervenir après novembre 2016.  

1 € =0,80 £.      1 € =1,10 $USD.      1€ = 1,43 $CAN.      1€ = 1,43 $AUS.

Taxes aériennes : toute surcharge liée au prix du carburant sera applicable jusqu’à emission des billets et sera facturée sur présentation d’un justificatif par ECI et sans que ce soit un motif d’annulation de la part du client.

3- ANNULATION

Avant le séjour : Tout désistement ou annulation de séjour, qu’elle qu’en soit la cause, entraîne, pour couvrir les frais engagés, la retenue d’une partie des frais de séjour, voyage compris, de :

  • à plus de 6 semaines du départ : 20 % de retenue.
  • entre 42 jours et 15 jours avant le départ : 50 % de retenue.
  • entre 14 jours et 7 jours avant le départ : 80 % de retenue.
  • à moins de 7 jours du départ, aucun remboursement ne sera possible.

Pendant le séjour : tout retour prématuré (pour convenances personnelles ou renvoi) entraîne pour le participant ou ses parents les frais de déplacement, de justice, d’assistance juridique et les frais supplémentaires du voyage retour.

L’Assurance annulation 

 En souscrivant à l’assurance annulation, contrat Europ Assistance n°53789071, le participant est couvert pour les cas de force majeure : maladie grave, accident grave de l’intéressé ou de ses ascendants, décès d’un proche, convocation à un examen de rattrapage. Le montant versé pour souscrire à l’assurance annulation reste dans tous les cas acquis à ECI en cas d’annulation. Souscription à prendre au moment de l’inscription : 40 € pour l’Europe / 50 € pour les autres destinations.

Une annulation doit être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception adressée au bureau d’ECI à Aix-en-Provence.

4 - ASSURANCES

Chaque participant bénéficie de l’assurance responsabilité civile. En cas de maladie, les frais engagés par le participant doivent faire l’objet de pièces justificatives pour un remboursement par la sécurité sociale ou les mutuelles ou assurances personnelles. Pour l’Europe, les participants devront se munir de la carte européenne d’assurance maladie au moins 2 semaines avant le départ (à retirer auprès de la caisse d’assurance maladie).

  • Assistance médicale et rapatriement : incluse. Le contrat souscrit par ECI auprès d’Europ’Assistance comprend : l’assistance aux personnes en cas de maladie ou de blessure lors d’un voyage. Le contrat complet sera remis au participant avec son dossier de voyage. Au cas où ECI serait amené à avancer les frais médicaux, les parents s’engagent à les rembourser et à effectuer les démarches auprès des différents organismes en vue d’obtenir à leur tour le remboursement de ces sommes (sécurité sociale, mutuelle, assistance, etc…).

5 - FORMALITÉS DE VOYAGE

Seuls les voyages accompagnés sont pris en charge par notre association : une convocation détaillée est envoyée au plus tard une semaine avant le départ.

  • Europe : tous les ressortissants français doivent être en possession de leur passeport ou de leur carte nationale d’identité + la carte CEAM (à retirer auprès de la CPAM) + autorisation de sortie de territoire.
  • USA/Australie/Canada : tous les ressortissants français doivent être en possession de leur passeport nominatif en cours de validité (visa pour l’Australie) + autorisation de sortie de territoire.

Chaque participant devra remplir le formulaire ESTA en ligne 72h avant le départ sur https://esta.cbp.dhs.gov. Les ressortissants des pays étrangers doivent se renseigner auprès du consulat du pays d’accueil pour se faire délivrer les papiers nécessaires. L’assurance annulation ne couvre pas l’absence des papiers d’identité au moment du départ. Les frais occasionnés par des grèves sont à la charge entière des participants.

6 - HÉBERGEMENT EN FAMILLE D'ACCUEIL

La notion de “famille-hôtesse” évolue. Certaines peuvent être des couples avec ou sans enfants, des familles mono-parentales avec ou sans enfants, des personnes retraitées. Le participant partage dans certains cas la chambre d’un enfant de la famille ou d’un étudiant d’une autre nationalité. Les coordonnées des familles sont communiquées jusqu’à 2 jours avant le départ ou au moment du départ en cas d’impondérable (désistement d’une famille par exemple). ECI n’acceptera pas de demande de changement de famille pour des raisons d’âge, d’origine religieuse, de race ou de niveau social qui ne correspondraient pas aux critères de sélection de la famille française.  Le participant pourra partager la chambre avec un enfant de la famille ou un jeune d’une autre nationalité ou autre francophone pour les séjours à 2 français par famille.

7- DISCIPLINE

En cas d’infraction à la législation en vigueur dans le pays visité (vol dans la famille, dans un magasin, détention ou consommation de drogue, alcool, tabac, etc…) ou mauvaise conduite (indiscipline répétée, irrespect, dégradation de matériel) ou comportement psychologique anormal ou mauvais esprit caractérisé d’un participant, ECI se réserve le droit de procéder à son renvoi à tout moment. Cette décision fait l’objet d’une notification aux parents qui s’engagent à accepter les dispositions utiles pour assurer le rapatriement du jeune en cours de session, sans délai et à leurs frais. Également, ECI se réserve le droit de réorienter tout participant vers une formule mieux adaptée à son cas particulier sans frais supplémentaires ni dédit.
A la fin du séjour, un rapport est remis aux parents, évaluant les progrés, l'implication et le comportement du participant (Voyages Europe uniquement).
Téléphone portable : nous demanderons aux participants d'utiliser leurs tablettes, portables de manière modérée afin de respecter la famille d'accueil et le groupe.

8 - MODIFICATION

ECI se réserve le droit d’annuler un voyage pour raisons majeures et en cas d’effectif insuffisant soit moins de 15 participants pour une destination donnée. ECI informe ses clients de l’annulation du voyage par écrit au plus tard 30 jours avant le départ prévu. Tout voyage en groupe doit être effectué à l’aller comme au retour avec le même groupe : le montant d’un trajet non utilisé ne pourra être remboursé. Tout séjour commencé est dû dans sa totalité.

9 - RÉCLAMATION

Toute réclamation doit être adressée au siège social d’ECI par lettre recommandée avec accusé de réception dans un délai de 3 mois après le retour du voyage. Passé ce délai, aucune demande ne pourra être prise en compte.  En cas de difficulté sur place, le participant ou ses parents devront contacter l’équipe d’encadrants ECI (n° de téléphone dans le dossier de voyage et en cas d’urgence le numéro d’ECI 24h/24h).

10 - AUTORISATIONS DE SORTIES

 “Sortir“ signifie : retourner en ville et s’éloigner de la maison non accompagné d’un adulte. Par mesure de sécurité, les mineurs de moins de 13 ans ne sont pas autorisés à sortir seuls le soir. Par principe, ECI déconseille également aux jeunes de plus de 13 ans de sortir seuls le soir. En revanche, il est d’usage de tolérer les retrouvailles entre amis au niveau du quartier après le dîner.
Tolérance jusqu’à 21 h pour les 13/15 ans et jusqu’à 22 h pour les plus de 16 ans (23h30 pour l’Espagne). Et ce, en accord avec la famille d’accueil. En cas de non respect des heures limites de sortie, la famille hôtesse ou la résidence en charge du jeune pourrait refuser de recevoir le participant. En toute hypothèse, les parents assument la responsabilité des dommages causés ou subis par le participant à l’occasion de ses sorties non accompagnées d’un adulte et acceptent que la famille hôtesse et/ou le responsable local et/ou les accompagnateurs annulent cette autorisation s’ils le jugent nécessaire.

11 - RÉSERVES

Modifications des dates : les dates pourront être modifiées, décalées en fonction des confirmations de transport. ECI ne pourra être tenu pour responsable des retards et changements d’horaires imposés par les compagnies de transport, ni les frais supplémentaires que les parents auraient à supporter de ce fait.
Refus d’inscription : ECI se réserve la possibilité de refuser une inscription si le candidat ne remplit pas les conditions exigées par le programme.
Pour les Etats-Unis, le refus peut intervenir au vu du dossier à compléter en anglais, si celui-ci n’est pas retourné dans le temps ou est incomplet.
Santé : Pour profiter pleinement de son séjour chaque jeune doit être autonome et en bonne santé. Toute allergie alimentaire doit être signalée à l’inscription et devra être clairement décrite dans la langue du pays visité.
ECI ne peut pas garantir un régime alimentaire particulier ou l’organisation d’un traitement pendant le séjour. ECI ne peut pas prendre l’engagement de placer le participant dans un lieu ou une famille où tout contact, source d’allergies, lui serait évité. Si une telle situation représente un danger, nous vous conseillons de ne pas l’inscrire.
Communication des coordonnées de la famille d’accueil : les participants recevront les coordonnées de leur famille entre 3 et 10 jours avant le départ et exceptionnellement le jour du départ en cas d’impondérable (notamment désistement de la famille).

12 - INFORMATIQUE et LIBERTÉS

Eci pourra être amené à prendre des photos de participants aux séjours linguistiques ECI et à les utiliser dans ses brochures, documents et autres supports d’information. Vous pouvez vous opposer à cette utilisation à condition de nous le signaler par écrit avant le départ. Les informations nominatives (sauf médicales) feront l’objet d’un traitement informatique. 
Les photos de la brochure et site www.eci.asso.fr n’ont pas de valeur contractuelle.

13 - RÉFÉRENCES DES ASSURANCES ET GARANTIES FINANCIÈRES

Garantie de Responsabilité Civile professionnelle souscrite auprès de la compagnie d’assurances GENERALI - police n°14217259 pour un montant de 2 300 000 € / an, 5 rue de Londres, 75456 Paris CEDEX 9. Garantie financière assurée par Groupama, contrat n°4000714542. Responsabilité Civile souscrite auprès de la compagnie GENERALI, police n°4051000.